Voor werkgevers: zo screen je zorgvuldig
1. Alleen met een legitiem doel. Je mag een sollicitant alleen online screenen als daar een gerechtvaardigde reden voor is, bijvoorbeeld omdat de functie integriteit of vertrouwen vraagt. Toestemming van de kandidaat is daarvoor géén goede basis: tussen werkgever en (toekomstige) werknemer is er een afhankelijkheidsrelatie, waardoor toestemming niet echt vrij gegeven kan worden.
2. Alleen wat relevant is voor de functie. Weeg af of de screening echt nodig is en welke informatie er werkelijk toe doet. Vakantiefoto's of iemands privéleven zeggen meestal niets over de geschiktheid voor de baan.
3. Informeer de kandidaat. Je bent verplicht de kandidaat te informeren: laat vooraf weten dat je online screent, bijvoorbeeld in de vacaturetekst. Iemand moet erop kunnen reageren als je iets vindt dat niet klopt.
4. Gezondheid blijft buiten beeld. Informatie over iemands gezondheid hoort niet in een screening, tenzij een medische keuring voor die functie wettelijk verplicht is. Hetzelfde geldt in de praktijk voor andere gevoelige gegevens, zoals geloof, afkomst of seksuele voorkeur.
5. Wat online staat, hoeft niet waar te zijn. Er bestaan naamgenoten, nepprofielen en verouderde berichten. Ga er zorgvuldig mee om en trek geen conclusies op basis van één vondst.
6. Bewaar niet langer dan nodig. Gooi screeningsgegevens weg als de sollicitatieprocedure voorbij is, tenzij de kandidaat ermee instemt dat je ze iets langer bewaart. Vier weken na afloop is een gangbare termijn.
Tijdens het dienstverband
Ook bij werknemers geldt: alleen controleren wat iemand op sociale media doet als daar een legitieme reden voor is en het noodzakelijk is, en mensen vooraf laten weten dat controle mogelijk is, bijvoorbeeld in interne richtlijnen. Privégebruik van internet en e-mail op het werk kun je niet helemaal verbieden: werknemers hebben ook op het werk recht op een zekere privacy. Zet daarnaast niet zomaar naam, functie en foto van medewerkers op je website, en verplicht niemand om een profiel op bijvoorbeeld LinkedIn te hebben.
Word je zelf gescreend?
Dan heb je recht om te weten dat het gebeurt en mag de werkgever alleen kijken naar wat relevant is voor de functie. Wil je niet dat een toekomstige werkgever alles ziet? Zet je profielen op sociale media dan af voor onbekenden. En zoek eens op je eigen naam: met wieowie zie je in één keer wat anderen over je vinden. Met een eigen profiel laat je zien welke accounts écht van jou zijn.
Hoe wieowie PRO hiermee omgaat
wieowie PRO is gebouwd rond deze regels: bij elke zoektocht geef je het doel op, bevestig je bij werving dat de kandidaat wordt geïnformeerd, controleer je elke vondst voordat die in een dossier komt, en verdwijnt een dossier automatisch na de gekozen bewaartermijn.
Bronnen: de richtlijnen “Screening, internet & sociale media” van het College bescherming persoonsgegevens (nu de Autoriteit Persoonsgegevens) en de AVG. Meer op autoriteitpersoonsgegevens.nl. Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch advies.